تعد الـ Traces والتنبيهات (Alerts) من أهم وسائل التنسيق بين أقسام الفندق لضمان تلبية طلبات النزلاء الخاصة (VIP Amenities, Baby Cot, Late Check-out) في المواعيد المحددة بدقة.
إنشاء ومتابعة رسائل الـ Traces:
- من شاشة الحجز، اختر
Options > Tracesثم اضغطNew. - حدد التاريخ والوقت المستهدف لتنفيذ المهمة (Trace Date & Time).
- اختر القسم المعني (Department: Housekeeping, Front Desk, Room Service, Engineering).
- اكتب نص التعليمات المطلوبة ثم اضغط
Save. - متابعة وإنجاز المهام: يمكن لكل قسم استعراض المهام المطلوبة عبر
Reservations > Traces، وتحديد المهام المكتملة والضغط علىResolveلأرشفتها.
ضبط تنبيهات الشاشة (Screen Alerts):
- من
Options > Alerts، يمكنك إضافة تنبيه يظهر كنافذة منبثقة تلقائية (Pop-up Alert) لموظف الاستقبال عند فتح الحجز، عمل Check-in، أو عمل Check-out (مثل: "تأكيد تحصيل وديعة تأمين" أو "نزيل VIP - الترحيب بالاسم وتقديم مشروب الاستقبال").